cómo funciona una factura electrónica

¿Cómo funciona una factura electrónica?

En la actualidad los negocios grandes y pequeños se están reinventando y están aplicando nuevos sistemas de facturación. Una factura electrónica es un documento de tipo fiscal que cumple con las mismas funciones de una factura física. Si no sabes de qué se trata, conoce a continuación cómo funciona una factura electrónica y sus ventajas asociadas.

¿Qué es una factura electrónica?

Se trata de un documento digitalizado de carácter fiscal cuyo origen se le atribuye a las legislaciones latinoamericanas. Este tipo de factura cumple con las mismas funciones de una factura física y su principal ventaja es que disminuye el tiempo de gestión por parte de los empresarios.

Las facturas electrónicas muchas veces son enviadas por vías de comunicación online (correos electrónicos, Whatsapp, entre otros) se basan en sistemas de gestión informática. Para conocer cómo funciona una factura electrónica es fundamental señalar que las mismas se caracterizan principalmente por su autenticidad e integridad. Ahora bien, su carácter legal reside en una serie de requisitos que incluyen la certificación digital, el cual se encuentra asociada a la conocida firma electrónica.

¿Cómo funciona una factura electrónica?

Recordando que una factura es un documento que justifica la entrega de bienes o prestaciones de servicios determinado, la factura electrónica cumple esta función a través de un formato digitalizado. El diseño de la misma se rige por unas normativas legales que giran alrededor de la autenticidad e integridad. Entendiendo por estos conceptos, la autenticidad del origen del documento, y que el contenido de la factura no ha sido modificado (integridad).

Ahora bien, la creación de una factura electrónica se compone de dos fases, una primera en la que se crea el formato de la factura y es almacenada en un fichero de datos. Seguidamente, se procede a la colocación de la firma a través de un certificado digital o electrónico que representa la propiedad del emisor que cifra el contenido de factura, añadiendo al mismo tiempo el sello digital del negocio o empresa.

Formatos de facturas electrónicas

facilidades de una factura electrónica

La emisión y envío de las facturas electrónicas representa una labor especializada. Aunque no existe un tipo de normativa o guía en cuanto al tipo de formato, en líneas generales las mismas engloban los siguientes dos formatos:

1.- PDF. Es el formato más utilizado cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME. Las mismas se emplean cuando el interés es guardar electrónicamente la factura, asegurando que la misma no sea modificada. Representan un tipo de factura con formato no estructurado.

2.- XML. Es el tipo de formato empleado cuando la factura es enviada de un ordenador a otro. Estas son facturas con formato estructurado en el que se encuentran contenidos los datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor.

Ventajas

Para conocer un poco más sobre cómo funciona una factura electrónica, conoce sus principales ventajas:

1.- Acorta los ciclos de tramitación, incluyendo el cobro.

2.- Reduce los errores humanos, pues en general se hacen en sistemas automatizados que procesan los datos por sí mismos.

3.- Elimina los costes de impresión y envío postal.

4.- Representan un efecto más rápido y ágil.

Si estás empezando un emprendimiento o PYME es necesario contar con las herramientas digitalizadas que faciliten la gestión de un negocio. Por este motivo, en las líneas pasadas te contamos cómo funciona una factura electrónica.

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