¿Cómo funciona PDF?

Las siglas PDF significan Portable Document Format o en español Formato de Documento Portátil, que es un formato que se utiliza para presentar documentos de un modo que es independiente al uso de un determinado software, hardware o sistemas operativos.

Lo que quiere decir, que es un formato que se puede utilizar en cualquier sistema operativo y la manera de usarlo es muy similar en todos los sistemas operativos más populares como Mac y Windows.

Qué es el formato PDF

El Formato de Documento Portátil, generalmente  se utiliza para presentar e intercambiar documentos de forma fiable, independiente del software, el hardware o el sistema operativo, que fue inventado por Adobe, es ahora un estándar abierto y oficial reconocido por la Organización Internacional para la Estandarización (ISO).

Y es que los archivos pueden contener vínculos y botones, campos de formulario, audio, vídeo y lógica empresarial y de igual forma se pueden firmar de manera electrónica y se visualizan fácilmente con el software gratuito Acrobat Reader DC.

Como funciona PDF

Para comenzar a conocer como es el funcionamiento del formato de documento portátil o PDF, tenemos que decir que es un formato de archivo utilizado para presentar e intercambiar documentos de forma fiable.

Y es que al trabajar con documentos electrónicos, es importante que la protección se convierta en parte de tu día a día, y puedes proteger con contraseña tus archivos PDF para evitar que nadie más pueda copiarlos y editarlos.

Solo debes redactarlos para eliminar datos confidenciales de forma permanente, e incluso busca y elimina los datos ocultos y es que el formato se puede usar para crear documentos electrónicos.

De igual manera, los PDF son los más cercanos que existen a la idea de la oficina sin papeles, pues al intercambiar datos, cada vez más aplicaciones pueden leer ficheros y cada vez es más usual intercambiar anuncios en este formato.

De igual modo se pueden archivar datos y hoy día existen programas en el mercado que permiten indexar ficheros PDF para así poder crear una biblioteca electrónica de ficheros.

Al mismo tiempo se pueden crear documentos interactivos, pues los ficheros se pueden usar como formularios electrónicos en los que los datos que se introduzcan se pueden almacenar en una base de datos.

Otros datos sobre PDF

En cuanto a los ficheros suelen tener la extensión *.PDF, y en los ordenadores Macintosh, esto no es necesario, pero como quiera que los PDF son fácilmente intercambiables entre distintas plataformas, es una buena idea usar siempre ficheros con extensión.

De igual modo, tienen un icono con este aspecto, ni en Windows ni en Macintosh verás icono alguno si no tienes instalada una aplicación capaz de leer ficheros.

Y es que hoy día, la mayoría de los sistemas traen alguna aplicación que cuenta con un visualizador capaz de mostrar los ficheros  y la forma más fácil de ver ficheros es descargar del sitio de Adobe el lector gratuito de PDF llamado Acrobat Reader.

Y este lector suele encontrarse en la mayoría de los CD ROM que se entregan con las revistas sobre informática más usuales.

Ventajas de PDF

Es importante saber que el formato PDF tiene unas peculiaridades muy destacables, pues es un estándar multiplataforma, lo que quiere decir que si alguien crea un fichero PDF en una estación de trabajo UNIX, éste se podrá abrir en un ordenador Macintosh o Windows y seguir viéndose igual que fue creado.

De la misma manera, los ficheros pueden ser independientes del dispositivo, lo cual significa que un PDF se puede imprimir en una impresora barata de inyección de tinta y en una filmadora carísima, pero no quiere decir que la salida esté optimizada para cada dispositivo.

Es importante saber que los ficheros son compactos, pues el formato incluye una serie de complejos y avanzados algoritmos de compresión y una ingeniosa estructura de ficheros que hace que el tamaño de los PDF se reduzca al mínimo.

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